Palvelu-ulkoistuksella varmuutta myyntilaskutusprosessiin

Lemminkäinen Oyj on liikevaihdoltaan Suomen toiseksi suurin asennus-, huolto- ja ylläpitopalveluiden asiantunteva toimittaja.

Lemminkäinen Talotekniikka Oy on toimialansa suurimpiin kuuluva asennus-, huolto- ja ylläpitopalveluiden asiantunteva toimittaja. Talotekniikan, huollon ja ylläpidon sekä teollisuuden erityistarpeisiin keskittyneet liiketoiminta-alueet takaavat kokonaispalvelun, joka kattaa kiinteistöjen koko elinkaaren - aina kohteen suunnitteluvaiheesta ylläpitoon asti.

Asiakkaan tarve

Lemminkäinen Oyj halusi varmistaa myyntilaskutusprosessin suorituskyvyn. Lisäksi tarpeena oli täyttää avainasiakasvaatimukset kustannustehokkaasti, manuaalista työtä säästäen. Lemminkäinen Talotekniikka Oy tarvitsi ratkaisun liitteellisten verkkolaskujen käsittelyyn. Samalla yhtiö halusi nopeuttaa laskutukseen liittyviä liiketoimintaprosesseja ja tehostaa olemassaolevien tietojärjestelmien käyttöä.

Tietohallintopäällikkö Kari Kokkonen tiivisti asiakastarpeen liiketoiminnalliseen ja tietotekniseen osaan:

Liiketoiminnallisena tarpeena oli

• varmistaa myyntilaskutusprosessin hallinta yli organisaatio- ja järjestelmärajapintojen
• keskittyä ydinosaamiseen ja vähentää tietohallinnon avainhenkilöiden kuormitusta
• nopeuttaa liitteellistä verkkolaskutusta, tukea sähköistä läpilaskutusta ja parantaa samalla taloushallinnon kiertoaikoja ja vähentää manuaalista työtä
• täyttää eri kokoisten asiakkaiden vaatimukset ja kirjanpitoasetukset
• saada dokumentinhallintajärjestelmä vajaakäytöstä tehokäyttöön laajentamalla sitä palvelemaan yrityksen kahta tärkeintä sidosryhmää: asiakkaita ja toimittajia

Tietoteknisenä tarpeena oli tuoda ratkaisu osaksi keskitettyä käyttäjähallintaa ja aikaansaada asiakasvaatimuksia vastaava kokonaisratkaisu integroimalla kustannustehokkaasti:

• SAP-taloushallinto
• Therefore-dokumentinhallinta
• Liaison-sanoman­välityspalvelu

Ratkaisun kuvaus

Project Business Oy Finland toimitti Lemminkäinen Talotekniikka Oy:lle kilpailuetua tuovan, e-Connector -ohjelmiston valtakunnalliseen käyttöön. Se kytki liitteellisen myyntilaskutuksen vaatimat lisätoiminnallisuudet standardirajapintojen kautta nykyisiin tietojärjestelmiin.

Ensin analysoitiin nykyinen liiketoimintaprosessi ja suunniteltiin sähköinen, puoliautomaattinen tavoiteprosessi. Keskeistä oli huomioida palvelusopimuskohtaisesti muuttuvat asiakasvaatimukset, kirjanpitoasetusten määräykset sekä yhdistää ne tehokkaasti ja kilpailuetua tuovasti talon toimintatapoihin.

Vaatimusmäärittelyllä määritettiin perusta liiketoiminnallisille ja tietoteknisille vaatimuksille, jotta asiakaskohtaiset konfiguraatiot oli helppo tehdä. Ratkaisusuunnittelulla varmistettiin kokonaisuuden toiminta. Käyttöönotto tehtiin tehokkaasti etäyhteyksiä käyttäen.

Käyttöönoton nopeutta kuvaa se, että heti ensimmäisen esittelyn yhteydessä laskuttaja teki oikeat liitteelliset myynti-verkkolaskut viidelle (5) avainasiakkaalle. Ratkaisu mahdollisti sen, että dokumentinhallinta saatiin kokonaisvaltaisesti tukemaan ja nopeuttamaan ydinliiketoimintaa. Ratkaisu toimii osana yhtiön muuta keskitettyä käyttäjähallintaa. Tällöin sovellus on käytettävissä heti, kun käyttäjä on kirjautunut käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan yrityksen lähiverkkoon.

Ratkaisulla aikaansaatiin puoliautomaattinen ja helppokäyttöinen kokonaisratkaisu SAP-taloushallinnosta, Therefore-dokumentinhallinnasta ja Liaison-sanoman­välityspalvelusta.

Tietohallintopäällikkö Kari Kokkonen antaa e-Connector-ohjelmistosta hyvän käyttäjäpalautteen vaativan IT-ammattilaisen näkökulmasta: ”Ratkaisu on automaattinen ja huomaamaton.”

Paras palkinto oli kuitenkin laskuttaja Tuula Öhgrenin hymy, jonka syy oli selvä: ”Ratkaisu on laskuttajalle looginen ja nopea.”

Prosessikokonaisuuden ymmärrys sekä organisaatio- ja tietojärjestelmärajat ylittävä osaaminen mahdollistivat palvelu-ulkoistuksen, jolla myyntilaskutusprosessin suorituskyky varmistuu ja oma henkilöstö voi keskittyä ydinosaamiseensa.

Mielelläni annan lisätietoja:

Kari Kokkonen, kari.kokkonen(at)lemminkainen.fi, 0400 426 470