Hankinnasta maksuun –prosessin automatisointi verkkolaskutiedolla

Pohjolan Voima tuottaa omakustannushintaista energiaa omistajilleen halliten voimalaitosten koko elinkaaren luotettavasti, kustannustehokkaasti ja ympäristöä säästäen. Pohjolan Voiman tytäryhtiö Powest Oy omistaa sellaisia yhtiöitä, joiden liiketoiminnat palvelevat sen osakkaiden voimantuotantoa ja energian hankintaa. Lisäksi Powest tarjoaa Pohjolan Voima -konsernille talous- ja palkkahallinnon palveluja.

Asiakkaan tarve

Powest Oy halusi kasvattaa ostoverkkolaskujen määrää sekä automatisoida hankinnasta maksuun –prosessiaan. Ensimmäisenä tarpeena oli kuvata ja analysoida hankinnasta maksuun –prosessi kokonaisuudessaan. Tarkoituksena oli tämän perusteella määrittää keskeiset kustannussäästökohteet manuaalisen työn vähentämiseksi sekä keskeiset kehittämiskohteet suhteessa eri tyyppisiin toimittajiin.

Toisena tarpeena oli useiden eri kokoisten toimittajien ja eri ostolaskutyyppien kaikkien tietojen saaminen automaattisesti laskunkierrätysjärjestelmään. Powest Oy:n järjestelmät olivat ajantasaiset, joten verkkolaskujen peruslaskutiedot oli helppo hallita. Haasteena oli saada laskuerittelyt, tilaus- ja sopimustiedot sekä sisäiset kustannuspaikka- ja tiliöintitiedot käsiteltyä ilman manuaalista työtä. Tarkoituksena oli käyttää testaustuloksia myös toimittajien täsmälliseen ohjeistukseen.

Ratkaisun kuvaus

Project Business Oy Finland laati koko hankinnasta maksuun -prosessista työnkulkukaaviot. Tämän perusteella selvisivät työnkulkujen keskeiset kohdat, joista oli saatavissa suurimmat kustannussäästöt. Säästynyt manuaalinen työ voitiin käyttää lisäarvopalveluihin ja raportoinnin kehittämiseen palvelukeskuksen asiakkaille. Työnkulku havainnollisti liiketoimintaprosessin kokonaisuutta, joten se toimi jatkokehittämisen ja perehdyttämisen perustana.

Liiketoimintaprosessin automatisointi jatkui suunnittelutyöllä ja sen jälkeen toimittajatestauksella. Ostolaskut luokitettiin alle kymmeneen ostolaskutyyppiin. Sitten seurattiin eri tyyppisten toimittajien verkkolaskujen siirtymistä toimittajan laskuttajalta Powest Oy:n ostolaskujen kierrätysjärjestelmään. Laskuaineistoa analysoitiin siirron eri vaiheissa: laskuttajalta lähtiessä, operaattorilta toiselle siirtyessä sekä ostolaskujen vastaanotossa.

Testin tuloksena määritettiin verkkolaskujen kulussa ja käsittelyssä pullonkaulat, jotka poistamalla ostolaskujen käsittelyä voitiin merkittävästi nopeuttaa. Tärkeimpiä kehityskohteita olivat laskun lisätietojen (erittelyiden ym. liitteiden) käsittely, kohdentamistietojen (esim. tilaus- tai sopimustietojen) siirtäminen laskuttajalta vastaanottajalle sekä saapuvan verkkolaskun kustannuspaikkatietojen kohdentaminen ostolaskuriveille.

Testitulokset osoittivat, että hankinnasta maksuun -prosessin automatisointiastetta on selkeästi nostettavissa. Toimittajaohjeistuksella voitiin parantaa toimittajilta lähtevien verkkolaskutietojen käyttöä. Lisäksi laskunkierrätysjärjestelmän toiminnallisuuksia oli kehitettävä.

"Liiketoimintaprosessien analysoinnissa ja toimittajatestauksessa syntynyttä tietoa hyödynsimme suoraan niin hankinnasta maksuun –prosessin automatisoinnissa kuin oman myyntiverkkolaskutuksen kehittämisessä", totesi Ano Mustonen tyytyväisenä.

Mielelläni annan lisätietoja:

Ano Mustonen, ano.mustonen(at)pvo.fi, 050 303 8630.